7 conseils pour organiser ses documents importants

Même le classeur de documents le plus désordonné peut être désencombré et organisé. Vous avez juste besoin de temps, de patience et d’une solide stratégie de rangement de la paperasse. Que vous veniez de sortir de l’école, ou que vous viviez dans une maison pleine d’enfants, chacun avec son propre ensemble de documents personnels importants, vous avez besoin d’un système de rangement de papier qui peut vous aider à tout trier, des réclamations d’assurance aux relevés de carte de crédit. Voici 7 conseils pour organiser des documents importants.

Séparez vos documents en catégories

Commencez par trier vos documents en catégories (ménage, école, animaux de compagnie). Détruisez les documents obsolètes ou inutiles contenant des informations personnelles, telles que votre nom, votre adresse et en particulier votre numéro d’assurance sociale ou de carte de crédit. Les documents moins sensibles peuvent simplement être recyclés.

Triez vos documents

Créez des étiquettes avec des catégories générales répertoriées en premier, suivies de descriptions plus étroites (« Médical : Julie » ou « Impôts : 2020 »). Utilisez des dossiers avec tous les onglets à droite ou à gauche (ils sont plus rapides à parcourir que les onglets à positions assorties) et classez-les par ordre alphabétique.

Déterminez la taille du rangement nécessaire

Déterminez l’espace de rangement dont vous avez besoin. Si vous conservez la plupart de vos fichiers sous forme numérique, par exemple, n’utilisez pas un grand classeur. C’est une perte d’espace, et vous pourriez être tenté de le remplir de papiers dont vous n’avez pas besoin.

Tenez compte de la fréquence d’utilisation

Les espaces de rangement à l’écart (pensez aux étagères hautes dans les placards moins utilisés) sont des endroits parfaits pour archiver des dossiers comme les déclarations de revenus et les relevés bancaires. Réservez des emplacements faciles d’accès pour la paperasse dont vous avez besoin plus régulièrement, comme les formulaires scolaires et les recettes.

Aménagez une zone de triage des documents

Aménagez une zone de dépôt quotidienne dans une zone très fréquentée, telle que la cuisine, pour le courrier entrant et la paperasse. Désigner un seul endroit empêchera les piles de s’accumuler dans toute la maison. Une boîte ou un panier mural économisera de l’espace et indiquera clairement lorsque les articles débordent et doivent être traités. Filtrez le courrier indésirable avant d’ajouter quoi que ce soit à la zone de dépôt. Traitez les documents qui atterrissent ici au moins deux fois par semaine, puis classez-les ou recyclez-les.

Faites le ménage de vos dossiers régulièrement

Faites un grand ménage de vos fichiers consultés régulièrement tous les trois à six mois. Archivez ou déchiquetez les documents qui ne sont plus pertinents. Les déclarations de revenus et les documents relatifs aux réparations ménagères doivent être conservés pendant au moins trois ans.

Passez au sans papier

L’organisation numérique des documents pose évidemment moins de problèmes d’espace, et l’outil de recherche de votre ordinateur peut vous aider à trouver exactement ce que vous cherchez. Suivez les mêmes directives pour les étiquettes numériques que pour les étiquettes physiques. Sauvegardez les fichiers sur un disque dur externe ou utilisez un service de stockage infonuagique, comme Google Drive ou Dropbox.